歴代の準備担当者がノイローゼに追い込まれたという噂のイベント準備をしてみむとて約一年。
お断りのメールを書きまくっていると胃が痛くなる思いもするが、アブストラクトサブミッタのメールアドレスは登録サーバーからダウンロードしたデータを加工してGoogle contactに入れてあるので、簡単にメールでき、それとシンクさせたiPhoneからいきなり電話もかけられるのである。また、csv出力オプションでエクスポートしたファイルを加工して、webプリントの住所録データベースを作ってあって、宛先のラベル印刷は大変楽である。コーポレートスポンサーやインバイテッドスピーカーには書面で礼を尽くす必要が出てくる。数が多いほど面白いようにラベルを作ることができるwebプリントは効率が大変よろしい。
アブストラクトサブミッタの方は、メールにtwitterのURLを記載しておけば、みんな興味本位にクリックしてみる（のが人情であろう）から、ある程度一般的なことはそちらでぼやいておけば何とか伝わりそうである。
データをDropBoxの共有フォルダにおいて、在宅でも遠隔地でも共同作業できてしまうのも便利である（むしろ欠点かも…）。しばらくして、プレゼンファイルの事前登録が始まる時には、DropBoxの共有フォルダをスピーカーごとに用意してアップロードしてもらう予定である。
また、業者さんとのやりとりは、EvernoteでプロジェクトごとにNotebookを作り、業者さんごとのNoteを作って、1ページにメールでも見積書PDFでもなんでも貼り込んで、交渉の経過を一目でたどれるようにしておく。
ミーティングのスケジュールはGoogle calendarで公開する予定であるが、そのうちアブストラクトが公開されれば、そちらへの直リンクを張って一層便利に使えるであろう。
ふだんお世話になっているタダのサービスで、これだけ便利に助かっているのだ（Evernoteだけはプレミアム会員である）。
後は、独自ドメインを取得して、自分でDNSを管理できると、さらに有利である。さすがにドメイン取得は有料(海外のレジストラで年間$10)であるが、サブミッタ向け、協賛企業向け、その他の提携カンパニー向け、広報用などにユニークなメールアドレスを使い分けることができるようになる。最終的には全部自分のメインのメールアカウントに集約するとしても、Gmailなら別のラベルをふって管理できるし、どこで嗅ぎつけるのか必ずやってくるSPAMメールもまず100 %の精度でふるい落としてもらえる。仕事量が増えた段階で、ある部門だけ別の担当者のメールアドレスに振り分けることも簡単にできる。これで年間800円は安いものである。
DNSサービスは、Zoneedit.comの無料のサービスを使わせていただいている。そのスキルはあごひげ犬ドクターのご薫陶の賜である。
今のところこういう次第で、脊振周治院を運営してスキルアップしてきたのは、まさにこの日のためではないかというような感慨（または我田引水）あり。
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